La fatturazione elettronica è una realtà ormai consolidata nel nostro Paese essendo stata introdotta, in modo molto graduale, con la Legge Finanziaria 2008. Salvo rare eccezioni, l’obbligo di fatturazione elettronica è ormai esteso a tutte le imprese e le partite IVA (dal 1° gennaio 2024 l’obbligo è previsto anche per tutti i contribuenti forfettari e minimi, precedentemente esclusi).

Una fattura elettronica è un documento in formato digitale che viene trasmesso al cliente non tramite il servizio postale bensì attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), gestito dall’Agenzia delle Entrate (AdE), che verifica anche la presenza dei dati obbligatori e la correttezza delle partite IVA di mittente e destinatario.

La normativa sulla fatturazione digitale prevede diversi obblighi tra cui la conservazione fatture elettroniche per un periodo che attualmente è stabilito in 10 anni. La conservazione digitale delle fatture elettroniche ha una notevole importanza ed è quindi opportuno saperne qualcosa di più.

Conservazione delle fatture elettroniche: cenni normativi

Le fatture elettroniche devono essere conservate digitalmente per un periodo di almeno 10 anni nel rispetto dei requisiti tecnici e giuridici definiti dal legislatore nel Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).

È opportuno precisare che sia le fatture emesse che quelle ricevute devono essere conservate digitalmente per tutto il periodo previsto dalla legge; questo significa che non è sufficiente salvare la fattura in formato PDF, o comunque in un altro formato, all’interno del proprio personal computer o in qualsiasi altro spazio di archiviazione digitale (CD, chiave USB, hard disk esterno ecc.).

La legge infatti prevede che affinché sia garantita l’integrità e l’autenticità del documento durante il periodo previsto dalla normativa si debba scegliere un servizio di conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche, che ne deve garantire il valore legale (il servizio è offerto anche dall’AdE).

La mancata adozione di una corretta conservazione può comportare pesanti sanzioni in caso di controlli.

Le garanzie offerte dalla conservazione digitale

La conservazione digitale obbligatoria delle fatture elettroniche non deve essere vista come un peso burocratico, ma come uno strumento che garantisce la sicurezza, l’integrità e l’accessibilità dei documenti.

Infatti, i documenti che vengono conservati secondo le modalità previste dalle normative sono protetti da modifiche non autorizzate, deterioramenti o smarrimenti.

Con la conservazione digitale non solo si garantisce l’integrità delle fatture nel lungo periodo, ma anche un facile e rapido accesso ai documenti, anche a distanza. Non è un aspetto da sottovalutare perché risulta molto utile nei casi in cui si abbia la necessità di recuperare velocemente determinati documenti e anche nell’eventualità di accertamenti fiscali.

I software per la gestione della fatturazione elettronica

Oggi in commercio sono disponibili soluzioni digitali in cloud, come per esempio Genya Fattura Smart, che consentono di gestire e controllare tutto il processo di fatturazione elettronica, dalla sua creazione, all’invio automatico del documento al Sistema di Interscambio fino ad arrivare alla conservazione digitale.

Un software come Genya Fattura Smart, inoltre, prevede diverse altre funzionalità, come per esempio la gestione di preventivi, documenti di trasporto, parcelle, note di credito e fatture proforma e anche delle varie anagrafiche (clienti, fornitori, articoli).

Il ricorso a questi software consente di automatizzare molti processi, e quindi di risparmiare molto tempo che può essere così dedicato ad altre attività, e riduce anche notevolmente il margine d’errore.